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オンライン研修|研修を「再定義」し、設計する

 

現在、コロナウイルスの影響により、研修設計の仕方も大きく変化しています。
オンライン研修を導入する企業も増えているのが現状です。
Zoomなどのオンライン会議システムを活用した新しい人材育成、研修の形が登場しています。
今回の記事では、オンライン研修の設計の仕方について解説していきます。

オンラインで研修が成り立つのかという声も多いです。

前提として、オンライン研修はオフライン研修の代替ではありません。
オンライン研修で完結、ということは残念ながらできないのです。
名刺交換やチームで行うビジネスゲームなどは、オンライン研修では不向きな面があります。オンラインでは賄いきれない内容は、別の機会に見送ることが得策です。

オンライン研修 事前に決めておくべきこと

オンライン研修の設計において準備はとても大切です。
準備を怠ると、研修自体が成り立たなくなってしまうこともあります。
オフラインの研修と比べても、準備や配慮すべきことは多くあり、「事前」が占める重要性は大きいと言えます。
このパートでは研修の前に決めておくべきことについてまとめていきます。

 

リアルでの研修を分析し、研修を「再定義」する

オンライン研修では、どうしても「何を使うのか」という手段にフォーカスしがちです。
しかし、研修の目的は行動を変える事にあります。
リアルの研修をそのままパソコンで動画視聴に切り替えるだけでは、受講者は飽きてしまいます。
オフラインでの研修で与えられる「価値」に着目し、細分化する。そしてオンライン研修にどう落とし込んでいくのかを定義します。
先ほども述べましたが、オンライン研修で「名詞交換」の研修を行おうと考えても、実際に交換することはできません。加えて講義でやり方のみを説明しても、それは十分な研修とは呼べないでしょう。
そうなると、オンライン研修では取り扱いにくいという結論になります。

一方、グループ討論ではどうでしょう。
実際に集まって討論することは不可能ですが、Zoomのブレイクアウトセッション(説明を用いれば形は違いますが、リアルに近い形で実現することができます。
グループ討論の狙いというのはアイデア出しや課題解決なので、その価値を変えることなくオンラインでも実施することができます。

このように、オンライン研修では何ができ、どんな価値を与えることができるのかを「再定義」することは、研修をより良いものにするためにも大切なことです。
オフラインの研修との違いや制限を受け入れることで、受講者の飽きを防止し、研修効率を上げることができます。

何を決めておくのかがはっきりしていない

オンライン研修 設計手順まとめ

ここからは、実際にオンライン研修を設計する際の手順を詳しく解説していきます。
パートを準備編、実施編、余白編の3つに分け、それぞれのパートで具体的な説明をしていきます。

準備編

まずは、準備編です。
オンラインはネットワーク環境の整備
オンライン研修では、それぞれをつなぐのはインターネット回線です。
実施する側は会社の通信環境を利用するため問題はあまりないかもしれませんが、それぞれの自宅となると通信環境には大きく違いが出ます。
何かしらの通信トラブルが発生する可能性、パケット通信量は大丈夫なのかという配慮をしておく必要があります。

研修前に1度、接続テストをしておくことがオススメです。
事前にそれぞれの通信環境を把握することで、上手く繋がらない人への働きかけもできますし、実際に通信が繋がらない時の対処も経験することができます。

同じ状況が当日起こるのか、事前に経験できるのかは大きな違いです。
受講者も安心して研修に臨む事ができるので、事前に通信環境を整備する取り組みはしておきましょう。

代替手段の整備
オンライン会議ツールが使用できなかったり、人数の関係などでサーバーが落ちてしまったりした際の代替手段を準備しておくことをおススメします。

Zoom以外にもオンライン会議ツールは多く存在するので、リサーチしておきましょう。
マイクロソフトのteams、Googlemeetなどは有名な会議システムです。もしZoomが使えなかった時の手段として会社で使っているまたは使えるツールを確認して、代替手段の方法を確立させ、事前にアナウンスをしておくことが大切です。

デバイスの確認
受講者がどんなデバイスで参加するのかを事前に確認しておくことが大切です。
実施側は、予備のデバイスも用意しておきましょう。
仮にメインのパソコンが使えなくなる、障害や問題が発生した際に混乱を防ぐことができます。
受講者側にも、パソコンでの受講を推奨しましょう。
しかし、環境によってはスマートフォンからの参加の方もいます。
確認をしておくことで、資料の見え方や違いを把握することに繋がるのです。
リスクとなりうる要因を把握し、準備することでトラブルは防ぐことができます。

テクニカルトレーニングの実施
社員の年齢層、世代によってオンラインの知識は大きな差があります。
その為、オンラインツールの操作マニュアルの配布、そして事前の操作指導の場を設けることで、操作に不安のある社員にも大きな助けになるのです。
1番慣れていない社員を基準にして、テクニカルトレーニングを実施するのがオススメです。

トレーニング項目の例
(Zoomの操作説明、実践
マイク、ビデオのオン、オフ
背景画像の設定解説
画面共有の仕方)

これらの項目を事前にトレーニングしておくと、スムーズに研修に入ることができます。

実施編

研修の計画、配慮すべきことをクリアしたら、いよいよ実施に入ります。
実施する上で考えるべきことを押さえながら、有意義な研修を作り上げましょう。

話しのテンポ、スピード
オンライン研修とオフライン研修では、受講者の集中力に大きく差が出ます。
オンライン、画面越しでは受講者は15分で飽きが来てしまいます。

その為、気持ち話すスピードを速くして、受講者になるべく話が入っていくように工夫することが必要です。
また、画面越しでは暗く見えてしまうこともあるので、いつもよりも明るいテンションで話をするのも、配慮の一つとして挙げられます。

細かい配慮ですが、受講者には大きな効果として現れることです。

ブレイクアウトセッションを用いて、主体的な議論をする
オンライン研修の醍醐味とも言えるのが、Zoomのブレイクアウトセッションです。

ディスカッションを受講者にしてもらうことが可能なので、様々な用途で活用が可能で
ディスカッションを活発で、より良いものにする為にも押さえておきたいポイントがあります。

1つは、自分の意見を整理する時間を作ることです。
いきなりブレイクアウトセッションルームに入ってから考え始めても、気まずさと理解できていない状況から議論は活発にはなりません。
ですから、まずは個人で意見を整理する時間をしっかり設けましょう。

そこからディスカッションに入れば、活発な議論になることでしょう。

もう1つは、事後にアウトプットをする機会を設ける事です。
どんなディスカッションも、意見をアウトプットする場があるのとないのとでは大きく変わってきます。

事後に発表があるとなれば、より一層活発な議論が生まれることでしょう。

Zoomのブレイクアウトセッションでは、管理者がそれぞれのルームを回ることができるので、回りながらグループの進捗状況を確認します。

受講者のモチベーションを落とさない取り組みが大切です。

共通体験を届ける
オンラインとオフラインの大きな違いの一つとして、他者の存在が遠いという事が挙げられます。
その為、できるだけ参加者全員で、同じ体験や経験を積むことは大切なことです。

例えば全員で挨拶をする、進捗状況や理解できたことなどに対してはリアクションをしてもらうなど、ちょっとした所で集団意識を持たせることが大切だと言えます。

みんなが同じことをしていると、自分もそこにいるという感覚を生み出すことができるので、積極的に研修に参加することが可能です。

オンラインであっても、共通体験、そして居場所を受講者に届けましょう。

余白編

オンライン研修の事後が重要です。
研修が終わればミーティングを終了して解散、というのは何とも受講者からすると寂しいものです。
その為、オンラインだからこそ、余白を設計することは非常に大切だと言えます。

「余白」とは、オフラインでは研修前のお喋りや、終了後の何気ない時間の事です。
今まで関わることのなかった人と関わる事が出来る事や、違う部署の人との交流ができ、重要な時間。

その為、オンライン研修であっても研修が終わってもZoomをある程度開放しておいたり、質問をチャットで受け付けたりする時間は設けるようにしましょう。

また、研修の延長としてオンライン飲み会や交流会を企画するのもすごく有意義な時間になります。

オフラインである余白を無視するのではなく、オンラインでもデザインし、受講者の研修満足度や理解度を上げる取り組みをしましょう。

ブレイクアウトセッションの説明

オンライン研修は研修の新しい形

今回の記事では、オンライン研修を設計の観点から見てきました。
今まではオフラインが当たり前だった研修も、オンラインという新しい形に変化してきています。
オンライン会議ツールの普及により、オフラインの研修に近い研修をデザインすることも可能になってきています。

しかし、やはり対面で行うオフラインの研修の代替が務まるかと言えば、それは不十分だと言えます。

オフラインの研修の機会をより充実したものにするために、オンライン研修の持つ可能性を大きいです。
積極的にオンライン研修を活用し、受講者に確かな価値を提供していきましょう。

株式会社アントレプレナーファクトリーでは、オンライン研修の企画、制作、運営をしております。
是非、お気軽にご相談ください。